Beaucoup de consommateurs achètent désormais par Internet. Ils seraient même, selon une étude, adeptes de cette solution majoritairement, puisque presque 60% des français passeraient par ce biais pour leurs différents achats, quand cela est possible. De quoi s’interroger sur l’avenir de certaines entreprises et vouloir mettre en place une transition numérique.
PME et transition numérique : comment ça se passe ?
Si les grands groupes ont plus facilement compris l’intérêt de la transition numérique et surtout son caractère inéluctable, il n’en va pas de même pour les gérants de TPE, mais aussi de PME qui sont beaucoup à la considérer comme un effet de mode.
Pourtant, si d’autres en voient les avantages, le manque d’information (et d’aide) à ce sujet peine à les faire avancer.
Il est désormais obligatoire de dématérialiser la facturation que l’on envoie à sa clientèle. Si l’on peut mettre en avant la rapidité du procédé, il est aussi plus sûr ; avec la certitude, le plus souvent de sa réception ; contrairement aux voies postales ; mais aussi moins coûteux (de 50%).
Cela n’est qu’un exemple de ce que la dématérialisation suppose, car l’Etat veut, grâce à cette loi, faire gagner les entreprises en compétitivité ; en se tournant tout naturellement vers les PME qui composent 99.8% du monde entrepreneurial français.
Or, seulement 11% des entreprises (pas seulement les PME) possèdent un site internet. Quand on rapproche ce pourcentage du nombre de personnes qui se tournent vers internet pour trouver leurs produits ou prestations ; la transition numérique semble s’imposer.
Gestion des archives papiers et documents numériques : quelle stratégie adopter ?
Une chose est évidente. Malgré le peu d’intérêt que manifestent les dirigeants d’entreprise, il est impératif de se mettre à la digitalisation.
La mise en place d’un site internet est une des premières choses à réaliser. Mais cela passe aussi par le changement de certains procédés ; comme la gestion des documents qui sont transmis par l’entreprise ou ceux qu’elle reçoit, dans la cadre de son activité.
Il faut adopter une bonne gestion de ses archives papier ; puisqu’il va falloir les numériser. Chaque document peut faire l’objet d’une demande par un futur client ou encore par une instance administrative ou fiscale. Mais comment gérer ses documents papier, quand on a peu de temps ?
L’externalisation semble la meilleure solution pour répondre à ce problème, sachant qu’il est possible de faire appel à l’expertise de sociétés d’archivage pour trier les documents, supprimer ceux qui n’auraient plus de valeur légale, numériser et stocker ceux qui restent, pour leur donner ensuite un classement drastique. Il est même possible de former l’équipe de l’entreprise, pour lui expliquer comment mettre en place, au quotidien, cet archivage papier et numérique.
S’il est toujours impératif de conserver ses archives papier, en dépit de la mise en place de la digitalisation, il n’est pas toujours obligatoire de les garder au sein même de l’entreprise. Sérieux gain de place pour les structures, le transfert d’archives peut faire partie des prestations proposées par ces entreprises d’archivage.
